Interne komunikacije u kompanijama sagledavam iz dva ugla. Prvo, kao neko ko se komunikacijom bavi dvadeset godina unazad. Drugo, kao neko ko radi treninge i edukacije unutar kompanija.
Komunikacija unutar kompanija je postala stvar koja mi je bliska i kojom se detaljno bavim, tema koju proučavam kroz mnoge oblasti i koju prenosim zaposlenima kroz svoje treninge.
I jedino kroz edukaciju i osvešćivanje zaposlenih, a pre njih kroz osvešćivanje menadžmenta, moguće je da promenimo sliku koja u ovom trenutku u našem okruženju izgleda kao da je na samom začetku (što velikim delom i jeste) i da na temi interne komunikacije konstantno radimo svi zajedno i pravimo po mali napredak svakog dana.
A kada pričamo o internim komunikacijama u kompanijama u našem okruženju, statistika kaže da 1 od 5 kompanija kompanija ima interne komunikacije kao proces sa jasno definisanim ulogama i odgovornostima, da 15% kompanija uključuje IK u strateško planiranje biznisa, da samo 12% kompanija jasno razume ulogu internih komunikacija.
S obzirom na ovakve podatke, rekla bih da oko internih komunikacija u kompanijama svi zajedno imamo puno posla.
Izdvojila sam dve stvari za ovaj tekst, kao nešto od čega bismo mogli krenuti.
*METRIKA I ANALIZA INTERNIH KOMUNIKACIJA*
Metrika i analiza internih komunikacija igraju ključnu ulogu u oceni i unapređenju efikasnosti komunikacije unutar organizacije. Metrike se odnose na merljive parametre ili statističke podatke koji pomažu u kvantifikaciji uspeha ili izazova u internoj komunikaciji. Ova analiza pruža uvid u to kako poruke putuju unutar organizacije i kako su zaposleni angažovani u komunikacionim procesima.
Analiza internih komunikacija koristi se za praćenje ključnih pokazatelja performansi, poput stope otvaranja i angažovanja zaposlenih u internim porukama, identifikaciju ključnih tema koje izazivaju interesovanje, i merenje efikasnosti različitih kanala komunikacije. Ove informacije omogućavaju organizacijama da prilagode svoje strategije komunikacije kako bi bolje odgovarale potrebama zaposlenih i ciljevima kompanije.
Ukratko, metrika i analiza internih komunikacija omogućavaju organizacijama da kvantifikuju, procene i unaprede svoje napore u komunikaciji, čime se postiže bolje razumevanje i podrška među zaposlenima.
Merljivi parametri i statistički podaci koji pomažu u kvantifikaciji uspeha ili izazova u internoj komunikaciji mogu uključivati:
- Stopa otvaranja e-pošte: Merenje koliko često zaposleni otvaraju interne e-pošte može pružiti uvid u to koliko su informacije privlačne ili relevantne
- Stopa angažovanja na intranetu: Praćenje koliko vremena zaposleni provode na internim platformama ili intranetu pomaže u oceni njihovog interesa za sadržaje.
- Feedback i anketiranje: Postavljanje povratnih informacija ili anketa zaposlenima može obezbediti direktan odgovor o njihovom zadovoljstvu internom komunikacijom.
- Brojčani podaci o učestalosti sastanaka: Praćenje koliko često se održavaju interni sastanci i nivo učešća može ukazati na efikasnost komunikacije
- Analiza efikasnosti internih događaja: Ako organizacija organizuje interne događaje, praćenje prisustva i učestvovanja može biti korisno.
- Broj komentara ili reakcija na internim platformama: Aktivnost zaposlenih u komentarima ili reakcijama na internim platformama pokazuje angažovanje i interesovanje.
- Brzina reagovanja na hitne obaveštenja: Praćenje koliko brzo zaposleni reaguju na hitne poruke ili obaveštenja može ukazati na efikasnost hitne komunikacije.
- Brojčani podaci o uspehu internih kampanja: Ako se sprovode kampanje ili inicijative, analiziranje rezultata, poput povećanja učestvovanja u tim aktivnostima, može biti korisno.
Ovi merljivi parametri pomažu organizacijama da kvantifikuju nivo angažovanja, efikasnost i uticaj internih komunikacija, omogućavajući im da prilagode svoje strategije prema potrebama zaposlenih i ciljevima kompanije.
*KANALI KOMUNIKACIJE UNUTAR KOMPANIJE*
Unutar jedne kompanije, postoji niz različitih kanala komunikacije koje organizacije koriste kako bi olakšale internu razmenu informacija. Ovi kanali mogu varirati u zavisnosti od veličine kompanije, industrije i preferencija zaposlenih, ali neki od najčešće korišćenih kanala uključuju:
- E-pošta: Klasičan kanal za slanje pisanih poruka, obaveštenja, i komunikaciju između pojedinaca i timova.
- Intranet: Interni veb sajt kompanije koji pruža pristup informacijama, dokumentima, vodičima, i drugim resursima.
- Interni sastanci: Fizički ili virtuelni sastanci gde se zaposleni okupljaju radi diskusije, prezentacija i razmene informacija.
- Instant Messaging (IM) i Chat platforme: Brza i neposredna komunikacija putem tekstualnih poruka unutar platformi kao što su Slack, Microsoft Teams, ili slične.
- Video konferencije: Sastanci koji se održavaju putem video poziva, omogućavajući licu-u-lice interakciju čak i ako su učesnici udaljeni.
- Interni newsletter-i: Redovni elektronski bilteni koji obaveštavaju zaposlene o najnovijim vestima, dostignućima i događajima u kompaniji.
- Oglasne table: Fizičke ili digitalne table unutar kancelarije gde se objavljuju obaveštenja, priznanja ili važne informacije.
- Podkasti: Audio ili video snimci koji pružaju informacije, obuke ili intervjue zaposlenima.
- Društvene mreže: Korišćenje internih platformi sličnih društvenim mrežama za deljenje informacija, povezivanje i komunikaciju.
- Telefonske konferencije: Grupni pozivi koji omogućavaju učestvovanje više osoba u istom razgovoru.
Ovi kanali često rade sinhronizovano kako bi obezbedili holistički pristup internoj komunikaciji, prilagođen potrebama zaposlenih i specifičnostima organizacije.
Ovo su neke od osnovnih stvari koje bismo trebali da uzmemo u obzir kada se bavimo internom komunikacijom u kompaniji.
A zatim, da radimo i usavršavamo sve ono što je potrebno kako bismo ovu internu komunikaciju unutar jedne kompanije podigli na zavidan nivo.
A, kada svaka kompanija uredi internu komunikaciju, napredak u funkcionisanju biće vidljiv odmah, a otvoriće se put i za mnogo bolju eksternu komunikaciju.
I zato, moj zadatak je da zajedno sa kompanijama radim na struktuiranju i uspostavljanju sistema interne komunikacije, podučavanju zaposlenih, ali i srednjeg i visokog menadžmenta o čitavom procesu interne komunikacije, počev od osnovnih pojmova, do funkcionisanja ovog sistema.
To je moja misija i moj osnovni cilj u 2024 godini. Radujem se da zajedno radimo na ovom velikom projektu.
Biljana Manić Stojanov
